Det här materialet är framtaget i syfte att stötta idrottsföreningar som är i behov av att ta fram eller uppdatera en krisplan. Materialet innehåller handfasta tips på tillvägagångssätt och innehåll. Innehållet och frågeställningarna kan även användas i folkbildande syfte och kan med fördel diskuteras vid en process eller lärgrupp.

En dramatisk händelse kan få stora konsekvenser både för den drabbade, men också för omgivningen. Oavsett om en kris är liten eller stor, om det handlar om en föreningskris eller en samhällskris så är det av största vikt att situationen hanteras med omsorg och kunnande.

Men vad gör man då, när krisen är framme? Och vem gör det?

Redan innan en kris inträffar bör man ha en krisgrupp organiserad och en krisplan framtagen. Det låter kanske ambitiöst, särskilt för en liten förening, men att ha dessa verktyg på plats skapar förutsättningar för en framgångsrik krishantering. För när läget är skarpt finns det inte alltid tid och kapacitet att tänka ut en bra strategi. Ta gärna kontakt med er förenings idrottskonsulent om ni vill ha stöd i ert arbete. Du hittar våra idrottskonsulenter på www.rfsisu.se/orebrolan.

Vad är en kris?

♦En extraordinär händelse som utgör ett hot mot människor, organisation/verksamhet eller samhället.

♦Ett tillstånd som kräver mer resurser än det vardagliga.

♦En situation som kräver samordnade åtgärder från fler aktörer.

Exempel på allvarliga händelser kan vara allvarlig olycka, våld, övergrepp, dödsfall, hot eller en samhällsfarlig händelse som en pandemi.

Krishanteringens syfte är att

♦ Minska konsekvenserna av inträffad händelse

♦ Förhindra/begränsa skador på människor, miljö och egendom

♦ Säkerställa driften av verksamheten

♦ Samverka och skapa förutsättningar för samverkan med andra aktörer ♦ Ge medlemmarna förutsättningar att fatta beslut baserade på relevanta fakta och kommunicera kring händelsen på ett snabbt, tillförlitligt och tydligt sätt ♦ Skapa förutsättningar för att komma stark ur en kris och dra nytta av erfarenheter och lärdomar.

Har vår  förening beredskap för en kris?

Tre viktiga steg innan en kris uppstår

1. Bilda en krisgrupp

Det låter kanske ambitiöst, särskilt för en liten förening, men när det värsta händer är det stor fördel att ha en krisorganisation på plats. Fundera över vilka funktioner/roller just ni behöver. Exempel på funktioner kan vara föreningens ordförande och eller sportchef (sammankallande), ekonomiansvarig/kassör (som har koll på ekonomin), kommunikatör (internt och externt, samt mot media) och loggförare. Bra att tänka på är ansvarsprincipen. Den som är ansvarig för verksamheten i normala fall är det också under en kris.

→ Vilka funktioner behövs och vilka bildar krisgrupp i eridrottsförening?

Utöver kärnan så kan även externa parter behöva ingå i krisledningsgruppen, anpassat utifrån vilken händelse som ska hanteras. I coronapandemin skulle en sådan exempelvis kunna vara en person från smittsskyddsenheten på USÖ.

2. Ta fram en krisplan

Krisplanen tas fram innan något har hänt, i normala förhållanden då alla är klartänkta och har förmåga att överblicka vad som kan komma att krävas vid en kris. Krisplanen aktiveras vid en allvarlig händelse och ger stöd om vad som behöver göras för att minimera skadorna som krisen orsakar.

Krisplanen anger vad som behöver göras, när det behöver göras och vem som gör det. Ju tydligare och mer konkret, desto mer underlättaskrisledningsarbetet i det akuta läget. En krisplan kan vara en pärm med ett innehåll med klara och tydliga instruktioner.

3. Planera och träna för olika scenarion

Handlingsplanen är ofta generell, men behöver anpassas efter situationen vid aktuellt krisläge. Därför är det bra att planera och träna utifrån olika tänkbara scenarion.

→ Vilka kriser skulle just er idrottsförening kunna ställas inför?

Vad innehåller en krisplan?

En kris och beredskapsplan omfattar en beskrivning av planerade förberedelser inför en krishantering. Förslag på innehåll:

●     Kontaktuppgifter tillkrisgruppen - lägg även in medlemmarna som grupp i telefonen

●     Tydliga roller; vem är sammankallande, vilka är beslutande, vem dokumenterar, vem är  talesperson, vem har koll på ekonomin, vem kommunicerar?

●     Exempel på externa kompetensroller beroende på scenarion

●     Adress till krisledningens samlingsplats

●     Kontaktuppgifter tillledare/aktiva/föräldrar/styrelsemedlemmar/

Tre viktiga steg under en kris

1. Krisgruppen kallas

Krisgruppen sammankallas.

2. Etablering och inventering

Om det finns en utarbetad rutin för den aktuella situationen följden. (Den tas fram under scenarioplaneringen). I de fall det inte finns enförberedd rutin hur man ska gå tillväga, bestämmer krisgruppen vilka åtgärder som måste vidtas.

Inventering av krisen

♦ Vad har hänt?

♦ Vilka är inblandade?

♦ Vilket stöd behöver de?

♦ Vilket stöd behöver styrelsen?

♦ Vilket stöd behöver övriga i föreningen?

♦ Vid lagbrott - upprätta polisanmälan, låtpolisen sköta utredningen.

♦ Vid stadgebrott - utred konsekvenser och påföljd.

♦  Vilka behöver informeras om händelsen, internt/externt. På vilka sätt ska detta ske och vilka kanaler ska användas? 3. Arbetsuppgifter fördelas inom krisgruppen

Tre viktiga steg efter en kris

1. Avsluta, och besluta när det är dags att återgå till normalläge.

2.Utvärderakrisarbetet och tillämpa lärdomarna i det förebyggande krisarbetet.

3. Bearbeta, krisgruppen  behöver kanske ventilera och diskutera jobbiga saker som hänt på vägen.

‍

Kommunikationen

- krisens viktigaste verktyget

●            Håll kommunikationen levande  och tillgänglig. Bättre att säga något två gånger än ingen alls

●            Kommunicera samma budskap  internt och externt. Människor pratar med varandra och det är viktigt att ge  samma sanna bild till alla. Informationen ska vara saklig och relevant, utan  spekulationer eller gissningar.

●            Var transparent, men med  förnuft. Behåll integritet och med stor hänsyn till de drabbade.

●            Svara på de frågor som  ställs. Är du osäker på svaret, be att få återkomma.

●            Upprätta en intern  kommunikationslista, exempelvis med styrelse, ledare, aktiva, aktivas  föräldrar, medlemmar, andra lag och sektioner och andra föreningar som delar  samma arenor.

●            Upprätta en extern  kommunikationslista riktat mot samhälle och media.

→ Hur ser förutsättningarna ut för er  idrottsförening att arbeta med kommunikation utifrån ovanstående punkter?

●

●

●

●

●

●

●

Förebyggande åtgärder vid  utlandsresor

Säkerhetsansvarig. Överväg om man bör  komplettera truppen med en särskild utsedd säkerhetsansvarig som kan ansvara  för riskanalys, bedömningar, samverkan internt och externt med mera.

Omvärldsbevakning. Var  påläst och ta reda på vad som gäller i landet ni ska åka till. Följ UD. Information om avrådan och  restriktioner hittar ni här:  Länk till extern webbplats.

(https://www.regeringen.se/uds-reseinformation/)

Försäkringar.  Kontrollera vilka försäkringar som finns och vilka man eventuellt bör  komplettera med.

Bra app. Ladda ner appen  ”UD Resklar” och se till att skriva upp dig på

”svensklistan”

Länk till extern webbplats

(https://www.regeringen.se/uds-reseinformation/ud-resklar/)

Kontaktlista. Skriv upp och upprätta relevanta kontakter i det land ni åker till  som till exempelvis Svenska Ambassaden, arrangörens säkerhetschef, hotellets  säkerhetschef etc.

Identifiera eventuella sårbarheter. Saker som kan kräva särskilda åtgärder         tillexempel:

                     Transporter. Till och från flygplatsenoch till och från tävlingsplatsen.    Boende.Vilket våningsplan, evakueringsplan, måltidsplatser, i vilken           omfattningandra hotellgäster beblandas med laget/utövarna.

                     Övriga rörelser. I vilken omfattningutövare och ledare kan röra sig fritt                      utanför boendet.

                     Landslagsexponering. Fundera på ivilken omfattning man bör expo                neras med svenska attiraljer.

                     Arrangörens säkerhetsplan. När olikaformer av manifesta                         tioner /incidenter äger rum.

                      Balansera informationen. Skapa ökadsäkerhetsmedvetenhet utan att